Liste des participants et contact avec l’établissement
L’organisation d’un séjour de groupe est un métier à part entière qui nécessite de l’expérience et un savoir-faire particulier. Miléade est le partenaire idéal pour concrétiser vos projets de séjour de groupe professionnel ou familial.
Fournir la liste de participants au plus tôt
L’organisation d’un séjour de groupe nécessite une préparation minutieuse : la liste des participants doit être complète et parvenir, entre les mains de l’équipe de Miléade, 60 jours avant la date de départ. Il est primordial de préciser la répartition des participants par logement pour que les hébergements correspondent bien aux exigences du groupe.
N’hésitez pas à vous rapprocher de votre commercial groupe pour savoir comment remplir cette liste et quelles sont les possibilités de répartition, en fonction de votre contrat.
La liste nominative des participants est également indispensable pour la souscription de l’assurance annulation, l’assistance rapatriement et pour la « carte neige ».
Le contact avec le village de vacances
Lorsque le contrat est signé, et que vos acomptes sont à jour, le directeur du village de vacances entre en contact avec vous, au plus tard un mois avant la date du départ. Il vous posera les bonnes questions afin d’obtenir des précisions importantes pour la mise en place et l’organisation minutieuse des prestations souhaitées.
Le directeur du village de vacances en profitera également pour vous confirmer la chronologie détaillée du programme des activités, des visites et des excursions prévues dans la formule que vous avez choisie.
Notez que le déroulement du programme peut varier en fonction des contraintes qui peuvent découler de la réservation des sites à visiter.